Como elaborar um plano de emergência


Estar preparado para o inesperado é um aspeto inerente à administração de um negócio/empresa que é usualmente negligenciado. 

Todavia, o plano de emergência é um documento essencial para apresentar uma resposta rápida e eficaz a desastres ou incidentes inesperados internos ou externos que possam propiciar grandes perdas de receita, sanções, fuga de funcionários ou clientes ou até, no limite, ao encerramento da empresa.

Causas
Alguns dos incidentes mais importantes a ter em conta num plano de emergência são: cheias, incêndios, greves, terramotos, faltas de energia, ataques de hackers (internos ou externos), vírus, vazamentos químicos ou erros humanos. Os planos devem concentrar-se nos episódios mais prováveis (por exemplo, tsunamis ou furacões são frequentes nos Estados Unidos e México, mas muito raros no território português).


Elementos do Plano
Alguns dos principais elementos do plano de emergência são:
- Identificação de todos os processos de negócio da empresa;
- Avaliar o impacto no negócio de uma falha em cada um dos processos identificados;
- Identificar riscos e definir cenários de falha possível em cada um dos processos mais críticos para o correto funcionamento da empresa;
- Alinhar conjunto de respostas possíveis para cada falha e estimar os seus custos;
- Definir monitorização pós-falha;
- Alinhar responsáveis para colocar em prática as medidas definidas para cada falha;

Tente ainda responder às seguintes questões:
- Quem precisa de ser contactado em caso de emergência?
- Quem supervisionará as diferentes fases de recuperação?
- Onde se irá reunir a equipa de emergência no período de recuperação?
- Como manter/restabelecer o sistema informático?
- Como continuar a servir os clientes?
- Quem comunicará aos media e como o fará?


Preparação de colaboradores
Depois de estabelecer cuidadosamente o plano, alinhe algumas sessões de formação com os colaboradores sobre as especificidades do plano e ações de emergência, ajudando-os a saber como pensar e agir num momento de crise. Repita o processo pelo menos uma vez por ano.


Atualização do plano
Reserve algum tempo para atualizar o plano de emergência, pelo menos uma vez por ano. Esta prevenção permitirá atualizar informação e modificar o plano de acordo com as alterações que poderão ter ocorrido no negócio.


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